Το χαρτί είναι ένα ευαίσθητο υλικό το οποίο κινδυνεύει από τη φθορά του χρόνου, καταστροφές ή ακατάλληλες συνθήκες φύλαξης και χειρισμού του. Έτσι είναι απαραίτητο σε ένα σύγχρονο αρχείο να δημιουργούνται οι κατάλληλες συνθήκες αποτροπής των αιτίων φθοράς και καταστροφής του υλικού.
Το κτήριο της 3ης Σεπτεμβρίου διαθέτει στους χώρους των αρχειοστασίων:
- Σταθερή θερμοκρασία στους (19οC) με ανοχή διακύμανσης ±1ο C.
- Σταθερή υγρασία.
- Διαμερισματική διάταξη των ορόφων όπου βρίσκονται τα αρχειοστάσια, ώστε να αποτρέπεται το ενδεχόμενο επέκτασης πυρκαγιάς.
- Σύστημα πυρανίχνευσης.
- Σύστημα πυρόσβεσης με αέριο, διότι το νερό προκαλεί στο χαρτί καταστροφή εξίσου μεγάλη με τη φωτιά.
- Μέσα στα αρχειοστάσια δεν περνούν σωλήνες νερού και γραμμές ηλεκτρικού.
- Τα αρχειοστάσια διαθέτουν ειδικούς αισθητήρες που ανιχνεύουν ενδεχόμενη διαρροή νερού.
- Στα αρχειοστάσια τοποθετούνται, μετά την αρχική απεντόμωση κατά την παραλαβή, ειδικές παγίδες για τον εντοπισμό εντόμων ή μυκήτων που προσβάλλουν το χαρτί.
