Ηλεκτρονικό σύστημα αρχειακών και ιστορικών πληροφοριών
Το ηλεκτρονικό σύστημα αρχειακών και ιστορικών πληροφοριών του Ιστορικού Αρχείου αποτελεί μια ειδική εφαρμογή λογισμικού που εξυπηρετεί το κύκλωμα των αρχειακών εργασιών του ΙΑ/ΕΤΕ: ταξινόμηση-καταλογογράφηση-μικροφωτογράφιση-ψηφιοποίηση-πρόσβαση στο αρχειακό υλικό.
Η εφαρμογή αυτή αναλύθηκε και σχεδιάστηκε με βάση το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (ΔΙΠΑΠ). Ο προγραμματισμός του συστήματος έγινε από την Εθνοdata που ανέλαβε και την αναβάθμισή του, η οποία ολοκληρώθηκε τον Φεβρουάριο του 2004.
Οι κανόνες που εφαρμόστηκαν κατά το σχεδιασμό του συστήματος είχαν σκοπό:
- να εξασφαλίσουν τη σύνταξη σωστών, περιεκτικών και κατανοητών περιγραφών,
- να διευκολύνουν την έρευνα και την ανταλλαγή πληροφοριών για το αρχειακό υλικό,
- να διευκολύνουν την έρευνα και την ανταλλαγή πληροφοριών για το αρχειακό υλικό,,
- να επιτρέψουν την κοινή χρήση μιας καθιερωμένης βάσης δεδομένων,
- να καταστήσουν δυνατή την ενσωμάτωση περιγραφών που προέρχονται από διαφορετικούς αρχειακούς φορείς σε ένα ενοποιημένο σύστημα πληροφόρησης.
Η διάταξη που προτάθηκε για κάθε περιγραφή περιλαμβάνει στοιχεία που χωρίζονται σε έξι πληροφοριακές ενότητες, η καθεμία από τις οποίες περιλαμβάνει ορισμένο αριθμό πεδίων:
1. Ενότητα αναγνώρισης: περιέχει πληροφορίες απαραίτητες για την ταύτιση της ενότητας περιγραφής.
2. Ενότητα πλαισίου: περιέχει πληροφορίες για την προέλευση και τη διατήρηση της ενότητας περιγραφής.
3. Ενότητα περιεχομένου και δομής: περιέχει πληροφορίες για το θέμα και την ταξινόμηση της ενότητας περιγραφής.
4. Ενότητα όρων πρόσβασης και χρήσης: περιέχει πληροφορίες για τις δυνατότητες πρόσβασης στην ενότητα περιγραφής.
5. Ενότητα συμπληρωματικών πηγών: περιέχει πληροφορίες για το αρχειακό υλικό που είναι σχετικό με την ενότητα περιγραφής.
6. Ενότητα παρατηρήσεων: περιέχει ιδιαίτερες πληροφορίες που δεν μπόρεσαν να δοθούν στο πλαίσιο των άλλων πεδίων.7. Πεδίο ελέγχου εργασιών της περιγραφής: Δίνει πληροφορίες για τον τρόπο, το χρόνο και το συντάκτη της αρχειακής περιγραφής.
Σχήμα επιπέδων ταξινόμησης ενός αρχείου
Η αναζήτηση της πληροφορίας μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: είτε με αρχειονομικό τρόπο, μέσω των επιπέδων ταξινόμησης (αρχείο-σειρά-υποσειρά-φάκελος-έγγραφο) είτε με αναζήτηση στα διάφορα πεδία με τη βοήθεια λέξεων-κλειδιών.
